Mejores Herramientas PM Gratis (2026)

Me registré en 12 herramientas de gestión de proyectos que anuncian un plan gratis. Siete de ellas eran trials disfrazados con cuenta regresiva, limitadas al punto de ser inútiles, o con máximo 2 usuarios (eso no es un equipo, es una pareja). Las cinco que sobrevivieron: ClickUp, Trello, Asana, Todoist y Notion. Esto es exactamente lo que $0 te da con cada una.

Cómo Las Probé (Proyectos Reales)

No solo revisé la interfaz 15 minutos. Pasé un equipo real de 4 personas por cada herramienta durante 2 semanas. Mismo proyecto: planificar, asignar, trackear y entregar un batch de 12 piezas de contenido con deadlines, dependencias y loops de feedback de clientes.

Mi criterio para "realmente gratis" fue estricto. Sin tarjeta de crédito para registrarse. Sin trial de 14 días disfrazado de plan gratis. Sin límites por usuario menores a 5. Y el plan gratis necesita ser usable por al menos 6 meses sin chocar contra un muro que te fuerce a pagar.

ClickUp Gratis — La Más Generosa

El plan gratis de ClickUp es absurdamente generoso comparado con todos los demás. Tareas ilimitadas. Miembros ilimitados. 5 Spaces, 100 campos personalizados, y suficientes vistas (Lista, Tablero, Calendario, Tabla, Gantt) para manejar múltiples proyectos simultáneos.

El catch es 100MB de almacenamiento total. Eso es poco si tu equipo sube archivos de diseño o video. Pero para flujos de tareas y texto, nunca lo alcancé durante 2 semanas de uso activo con 4 personas.

Lo que pierdes en gratis: sin Dashboards, sin Invitados (colaboradores externos necesitan un slot de miembro completo), sin automatizaciones y sin time tracking. Eso importa para agencias. Para equipos internos solo trackeando trabajo, el plan gratis alcanza.

Tiempo de setup: unos 45 minutos para configurar Spaces, vistas e invitar a todos. La interfaz es cargada. Tu equipo preguntará "dónde hago clic?" varias veces la primera semana. Para la segunda, dejan de preguntar.

Trello Gratis — La Más Fácil

Trello es lo opuesto a ClickUp. Hace menos, pero todos la entienden al instante. Arrastrar tarjetas. Mover columnas. Listo. Hice onboarding de mi equipo de 4 personas en literalmente 8 minutos. Sin documento de entrenamiento.

El plan gratis te da tarjetas ilimitadas, hasta 10 tableros por Workspace, miembros ilimitados y 1 Power-Up por tablero. El límite de 10 tableros es el primer muro que encuentras. Para equipos manejando 3-4 proyectos, alcanza. Para un departamento con 15 workstreams activos, vas a necesitar pagar en un mes.

La restricción de 1 Power-Up duele más de lo que esperas. La vista de Calendario es un Power-Up. Los campos personalizados son un Power-Up. Diagrama de Gantt también. Solo puedes elegir uno por tablero. La mayoría de equipos activan Calendario y aceptan el tradeoff.

Mejor para: freelancers manejando 2-3 clientes, equipos pequeños con flujos simples (por hacer/haciendo/hecho), y cualquiera que antes usaba sticky notes.

Asana Básico — Mejor Para Equipos de Menos de 10

El plan gratis de Asana tiene máximo 10 miembros pero incluye más funciones que Trello para ese tamaño. Tienes tareas ilimitadas, proyectos y almacenamiento. Vistas de Lista, Tablero y Calendario incluidas. También campos personalizados básicos (solo texto y número).

El muro aparece cuando quieres Timeline (Gantt), Workflow Builder (automatizaciones), Portfolios (dashboards entre proyectos) o reglas personalizadas. Todo bloqueado detrás de Premium a $10.99/usuario/mes facturado anualmente.

Para mi equipo de prueba de 4 personas, Asana Basic funcionó bien. Asignación de tareas, fechas límite, comentarios y archivos adjuntos cubrieron 90% de lo que necesitábamos. El 10% faltante eran automatizaciones (mover tareas entre secciones automáticamente). Lo hicimos manual. Algo de fricción pero nada que rompa el flujo.

El diseño de Asana es más limpio que ClickUp. Menos abrumador. Si tu equipo no es técnico o solo necesitas un paso arriba de las hojas de cálculo, es la transición más suave.

Todoist Gratis — Mejor Para Tareas Personales

Todoist no es una herramienta PM completa. No reemplaza a ClickUp para tracking de proyectos en equipo. Pero para individuos manejando su propia carga de tareas (y hasta 5 proyectos), el plan gratis es excelente.

Tienes entrada en lenguaje natural ("Enviar propuesta al cliente cada martes a las 9am" crea una tarea recurrente al instante), 5 proyectos activos y niveles de prioridad básicos. La app móvil es la experiencia de captura más rápida que he probado. Más rápida que ClickUp, más rápida que Asana.

El muro: 5 proyectos, sin etiquetas, sin recordatorios, sin comentarios en tareas. Si eres freelancer con más de 5 clientes, llegas al límite rápido. Pero para un trabajador remoto manejando sus propios entregables en 2-3 proyectos, es todo lo que necesitas.

Yo uso Todoist gratis junto con ClickUp. Lo del equipo en ClickUp, tareas personales del día en Todoist. La combinación cuesta $0 y cubre ambos casos de uso.

Notion Gratis — Mejor Para Docs + PM Ligero

El plan gratis de Notion te da páginas y bloques ilimitados para uso individual (hasta 10 colaboradores invitados). Si tu versión de "gestión de proyectos" es principalmente un wiki compartido con bases de datos de tareas embebidas, Notion lo maneja gratis.

Puedes construir un tablero Kanban, una tabla de tareas, una línea de tiempo. Requiere más setup que herramientas PM dedicadas (estás construyendo desde cero, no usando plantillas con flujos integrados), pero el resultado es personalizado exactamente a cómo tu equipo piensa.

La desventaja: sin Gantt nativo, sin time tracking, sin vistas de carga de trabajo, sin automatizaciones sin Zapier. Y para equipos, el plan gratis limita subidas a 10MB. Si necesitas funciones PM robustas, Notion es un workaround, no una solución.

Mejor para: consultores independientes que necesitan una página de proyecto visible para clientes con tareas embebidas, o equipos pequeños que ya viven en Notion para docs y quieren agregar tracking ligero sin adoptar una segunda herramienta.

Las 7 Que No Son Realmente Gratis

Monday.com — El plan "gratis" permite exactamente 2 usuarios. Eso no es un equipo. El precio real de inicio es $9/usuario/mes (plan Standard, mínimo 3 usuarios = $27/mes mínimo).

Wrike — Gratis para hasta 5 usuarios pero limitado a tareas básicas y compartir archivos. Sin Gantt, sin dashboards, sin automatizaciones. Básicamente una lista de pendientes compartida con marca Wrike.

Basecamp — Ya no tiene plan gratis. Lo eliminaron en 2024. $15/usuario/mes o $299/mes flat para usuarios ilimitados.

Smartsheet — Solo trial. 30 días, luego $9/usuario/mes. El trial ni siquiera incluye todas las funciones.

Teamwork — "Gratis" para 5 usuarios pero tan limitado (sin time tracking, sin portafolio, máximo 2 proyectos) que vas a pagar o irte en una semana.

Hive — Plan gratis con máximo 2 proyectos. Eso es un demo, no un plan.

ProofHub — Sin plan gratis. Solo trial de 14 días. Empieza en $45/mes flat.

Qué Te Da $0 Realmente